Inventurscanner: Smartphone oder MDE-Gerät?

Ein Inventurscanner liest die Barcodes auf deinen Etiketten und hält fest, was in welchem Fach liegt. Lange war das ein MDE, also ein mobiles Datenerfassungsgerät, das viele Händler für die Inventur mieten. Heute übernimmt diese Aufgabe auch ein Smartphone mit einer Inventur-App: Die Kamera liest den Barcode, die App sammelt die Zählung und gibt sie an deine Warenwirtschaft weiter.

Welche der beiden Lösungen besser zu deinem Laden passt, hängt von der Umgebung, von der Menge der Artikel und von deinen Kosten ab. Dieser Beitrag hilft dir bei der Entscheidung.

Egal ob Gerät oder App: Ein Inventurscanner erledigt bei der Inventur immer dieselben drei Aufgaben.

• Erfassen: Er liest den Barcode auf dem Etikett, meist eine EAN, und ordnet ihn dem richtigen Artikel zu.
• Zuordnen: Er merkt sich, in welchem Fach oder Bereich gezählt wurde, damit du später nachvollziehen kannst, wo etwas liegt.
• Übergeben: Er bringt die Zählung in deine Warenwirtschaft, damit dort der Bestand stimmt.

Ein MDE hat dafür einen eingebauten Scanner, eine Tastatur und ein robustes Gehäuse. Ein Smartphone nutzt die Kamera und eine App. Für das Ergebnis, eine vollständige und richtig zugeordnete Zählung, kommt es vor allem auf die Software dahinter an.

Mit HappyScan läuft die Inventur in wenigen Schritten. Du legst in der HappyScan Cloud deine Filiale und die Inventur an. Deine Mitarbeiter laden die App auf ihr iPhone, iPad oder Android-Smartphone und verbinden das Gerät per QR-Code mit deiner Cloud. Danach wählt jede Person ihr Fach, scannt die Etiketten und überträgt das Fach in die Cloud.

Die Scan-Engine erkennt Barcodes in Sekundenbruchteilen, auch schwer lesbare Etiketten, und wählt automatisch den richtigen Code, wenn mehrere im Bild sind. Jeder Scan wird per Vibration bestätigt. Mehrere Zählende arbeiten gleichzeitig, und jedes Fach wird einzeln und verschlüsselt übertragen. Fehlt in einem Bereich das Netz, zählst du trotzdem weiter: Die Scans werden zuerst auf dem Gerät gespeichert und später übertragen.

Damit nur Artikel gezählt werden, die zur Inventur gehören, importierst du vorab eine Whitelist. Am Ende prüfst du in der Cloud jedes Fach und exportierst die Inventur für deine Warenwirtschaft. Wie das im Detail abläuft, zeigt die Seite zum Inventur-Modul.

Bei Miet-MDEs zahlst du pro Gerät und Inventur. Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter. Im Kostenrechner von HappyScan sind 100 € pro Gerät und Inventur angenommen. Zählst du einmal im Jahr mit 15 Geräten, sind das 1.500 €. Dazu kommt der Aufwand rund um die Geräte: bestellen, liefern lassen, einrichten, nach der Inventur pünktlich zurückschicken. Die Mietzeit bestimmt dabei, wann du zählst.

Mit HappyScan zahlst du nicht für Geräte, sondern für exportierte Etiketten. Die Grundgebühr beträgt 20 € je sechs Monate und enthält ein Guthaben von 5.000 Etiketten. Jeder weitere angefangene Block von 5.000 exportierten Etiketten kostet 20 €, alle Preise zzgl. MwSt. Nicht verbrauchtes Guthaben verfällt nicht. Bei einer Inventur pro Jahr mit 50.000 Etiketten kommst du so auf 200 € statt 1.500 €.

Mit deinen eigenen Zahlen rechnest du das im Kostenrechner nach. Einen ausführlichen Vergleich beider Wege findest du unter MDE mieten oder Inventur-App?.

Ein Smartphone ist nicht für jeden Einsatz das richtige Werkzeug. In diesen Fällen bleibt ein MDE die bessere Lösung:

• Kälte und raue Umgebung: im Tiefkühlbereich, mit dicken Handschuhen oder dort, wo Geräte oft herunterfallen.
• Ex-Schutz-Bereiche: In explosionsgefährdeten Bereichen sind dafür zertifizierte Geräte Pflicht.
• Keine Smartphones: wenn deine Mitarbeiter keine Smartphones zur Verfügung haben und auch keine angeschafft werden sollen.
• Inventur per RFID: HappyScan scannt Barcodes mit der Kamera. RFID-Etiketten liest die App nicht.

Für die meisten Läden im Mode- und Einzelhandel trifft keiner dieser Punkte zu. Dort zählst du auf der Verkaufsfläche und im Lager, und die Etiketten tragen einen Barcode.

Wenn du vom Mietgerät auf das Smartphone wechseln willst, lohnt ein Blick auf diese Punkte:

• Zählen ohne Netz: Die App sollte auch dann weiterzählen, wenn im Lager kein WLAN ist.
• Mehrere Zählende: Alle Mitarbeiter sollten gleichzeitig zählen können, ohne sich gegenseitig zu stören.
• Zählung nach Fächern: So siehst du, welcher Bereich fertig ist und wo noch etwas fehlt.
• Schutz vor falschen Artikeln: Eine Whitelist verhindert, dass Ware gezählt wird, die nicht zur Inventur gehört.
• Anbindung an deine Warenwirtschaft: Die Zählung muss ohne Abtippen in dein System kommen. HappyScan ist zum Beispiel direkt mit Hiltes verbunden und exportiert für Advarics, Futura, Lidis und Remira sowie als Standard-CSV.
• Kosten nach Nutzung: Du solltest nur für das zahlen, was du wirklich exportierst.

Die App läuft auf iPhone, iPad und Android-Geräten. Du kannst die Smartphones nutzen, die deine Mitarbeiter ohnehin dabeihaben, oder ein paar Geräte anschaffen, die für Inventur, Preisänderung und Umlagerung im Laden bleiben. Lade die App vor der ersten Inventur auf ein Gerät und probiere den Ablauf einmal aus. Plane außerdem geladene Akkus und ein Ersatzgerät ein. Weitere Tipps zur Vorbereitung findest du in der Inventur-Checkliste für den Einzelhandel.

Ob das Smartphone in deinem Laden als Inventurscanner reicht, findest du am schnellsten selbst heraus. Mit zehn kostenlosen Test-Exporten mit je bis zu zehn Etiketten probierst du den ganzen Ablauf aus, vom Scannen bis zum Export für deine Warenwirtschaft.