Umlagerung zwischen Filialen digital erfassen

Eine Umlagerung zwischen Filialen erfasst du am sichersten digital: Du wählst Ausgangs- und Zielfiliale, scannst jeden Artikel beim Packen und gibst die fertige Liste an deine Warenwirtschaft. So tippt niemand mehr Papierlisten ab, und der Bestand stimmt in beiden Filialen. Wie das mit dem Smartphone als Scanner funktioniert und worauf du im Laden achten solltest, liest du hier.

Der klassische Weg sieht in vielen Läden so aus: Jemand packt einen Karton für die andere Filiale, schreibt Artikelnummer, Größe und Farbe auf eine Liste und legt sie dazu oder ins Büro. Später tippt jemand die Liste in die Warenwirtschaft ab. Das sind zwei Stellen, an denen Fehler entstehen: beim Abschreiben und beim Abtippen.

Im Modehandel kommt dazu, dass ein Artikel in vielen Größen und Farben vorliegt. Jede Variante hat ihre eigene EAN. Wer statt Größe M aus Versehen L notiert, verschiebt den Fehler in zwei Filialen gleichzeitig: In der einen fehlt ein Teil, in der anderen ist eins zu viel. Bleibt die Liste liegen, ist die Ware schon in Filiale B, im System aber noch in Filiale A.

Die Folgen merkst du spät. Die Warenwirtschaft meldet Bestand, der nicht im Laden hängt, Nachbestellungen gehen von falschen Zahlen aus, und bei der nächsten Inventur tauchen Differenzen auf, die niemand mehr erklären kann.

Bei einer digitalen Umlagerung scannst du jeden Artikel in dem Moment, in dem er den Laden verlässt. Der Scan liest den Barcode auf dem Etikett, also genau die Variante, die du in der Hand hältst. Ausgangs- und Zielfiliale legst du einmal fest, sie gelten für alle Scans dieser Umlagerung. Am Ende entsteht daraus eine Datei für deine Warenwirtschaft, ohne dass jemand eine Zeile abtippt.

Dafür brauchst du kein gemietetes MDE. Mit HappyScan scannst du mit der Kamera eines iPhones, iPads oder Android-Smartphones. Die Scan-Engine erkennt auch schwer lesbare Etiketten, und jeder Scan wird per Vibration bestätigt. Wann ein Smartphone als Scanner reicht und wann ein MDE besser passt, steht im Beitrag Inventurscanner: Smartphone oder MDE-Gerät?.

Eine Umlagerung legst du nicht vorab im Büro an. Sie entsteht beim Scannen in der App, in vier Schritten:

1. Filialen wählen: Im Modul Umlagerung wählst du in der App, von welcher Filiale an welche Filiale die Ware geht. Beide müssen verschieden sein, die App lässt dieselbe Filiale als Ziel gar nicht zu. Die Ausgangsfiliale kann über die Standardfiliale schon vorbelegt sein. 2. Artikel scannen: Du scannst jedes Teil, das in den Karton kommt. Jeder Scan ist ein Etikett mit der Menge 1. Drei gleiche Shirts scannst du also dreimal. 3. Übertragen: Unter Synchronisation überträgst du die Scans in die HappyScan Cloud. Hast du im Lager kein Netz, scannst du trotzdem weiter: Die Scans liegen zuerst auf dem Gerät und werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung da ist. 4. Exportieren: In der Cloud siehst du alle Umlagerungen, sortiert nach Ausgangs- und Zielfiliale. Ein Klick zeigt die einzelnen Etiketten. Von dort exportierst du die Umlagerung für deine Warenwirtschaft und liest sie dort ein.

Jedes Etikett wird mit der Nummer des Geräts gespeichert, das es gescannt hat. So kannst du später nachvollziehen, wer welche Ware umgebucht hat. Mehr zum Ablauf zeigt die Seite zum Umlagerungs-Modul.

Die Exportdatei richtet sich nach der Warenwirtschaft, die du in der HappyScan Cloud eingestellt hast. HappyScan exportiert für Hiltes, Advarics, Futura, Lidis und Remira. Für andere Systeme gibt es den Standard-CSV-Export.

Die Datei liest du selbst in deiner Warenwirtschaft ein. Erst danach ist die Ware dort von der einen Filiale in die andere gebucht. Ob deine Warenwirtschaft die Datei so übernimmt, wie du es brauchst, prüfst du am einfachsten vorher mit einem kostenlosen Test-Export.

Die Technik nimmt dir das Abschreiben ab. Ein paar Gewohnheiten im Team sorgen dafür, dass die Zahlen auch stimmen:

• Beim Packen scannen: Scanne jedes Teil in dem Moment, in dem es in den Karton geht. Wer erst packt und später aus dem Gedächtnis scannt, holt die Fehler der Papierliste zurück.
• Filialen vor dem ersten Scan prüfen: Schau kurz auf Ausgangs- und Zielfiliale, bevor du loslegst. Ist eine Standardfiliale vorbelegt, passt sie nicht immer zu dem, was du gerade verschickst.
• Vor der Übertragung kontrollieren: Einen Fehlscan löschst du in der App, solange die Scans noch auf dem Gerät liegen. Nach der Übertragung lässt sich eine Umlagerung in der Cloud nicht mehr ändern. Prüf die Liste deshalb, bevor du überträgst.
• Rücksendungen als eigene Umlagerung: Geht Ware zurück, erfasst du das als neue Umlagerung in die Gegenrichtung. So bleibt jeder Weg der Ware einzeln nachvollziehbar.
• Jede Sendung nur einmal exportieren: Beim Export kannst du nur die Etiketten wählen, die noch nicht exportiert wurden. So landet jede Sendung genau einmal in der Warenwirtschaft, auch wenn du regelmäßig zwischen denselben Filialen umlagerst.
• Wareneingang in der Zielfiliale: Lass die empfangende Filiale den Karton beim Auspacken mit der gebuchten Umlagerung in der Warenwirtschaft abgleichen. Fehlt etwas, fällt es sofort auf und nicht erst bei der nächsten Inventur.

Bei HappyScan zahlst du nicht pro Gerät oder Vorgang, sondern für exportierte Etiketten. Die Grundgebühr beträgt 20 € je sechs Monate und enthält ein Guthaben von 5.000 Etiketten. Jeder weitere angefangene Block von 5.000 exportierten Etiketten kostet 20 €, alle Preise zzgl. MwSt. Jedes Etikett wird nur einmal berechnet, und nicht verbrauchtes Guthaben verfällt nicht.

Das Guthaben gilt für alle Module. Umlagerungen, Preisänderungen und Inventuren laufen über dieselbe App und dasselbe Abo. Wenn du ohnehin mit HappyScan zählst, nutzt du für Umlagerungen also kein zusätzliches Werkzeug. Alle Details findest du auf der Seite Preise.

Am schnellsten siehst du, ob die digitale Umlagerung zu deinen Filialen passt, wenn du sie einmal ausprobierst: App auf ein Smartphone laden, eine kleine Umlagerung scannen, exportieren und in deine Warenwirtschaft einlesen. Dafür bekommst du zehn kostenlose Test-Exporte mit bis zu zehn Etiketten, ganz ohne Abo.